I moduli di Project Archivia
I moduli di Project Archivia
Gestione Documenti / Calendari Condivisi e Gestione Appuntamenti
Il modulo facilita notevolmente la ricerca, l’ordinamento e la visione dei documenti, riducendo drasticamente i tempi morti connessi alla ricerca delle informazioni.
Consente una facile personalizzazione in tutte le sue parti ed è integrabile con gli applicativi della famiglia Microsoft Office.
I documenti possono essere riservati ad alcuni utenti per le operazioni di modifica ed aggiornamento.
Un utente o il gestore di un sito può aggiungere un avviso ad una o più librerie di documenti, ricevendo in questo modo una e-mail quando avvengono dei cambiamenti.
É prevista la possibilità di reperire da parte degli utenti i documenti di loro interesse con facilità; ogni utente viene individuato univocamente, permettendo così ad un’amministratore di limitarne eventualmente l’accesso.
Il modulo permette inoltre di creare calendari condivisi con appuntamenti ed eventi relativi a gruppi di utenti, visibili da tutti gli interessati e consultabili anche da outlook.
Gestione Documenti e collegamento al vostro Gestionale
Il programma consente l’inserimento automatico in Project Archivia di documenti collegati a registrazioni contabili, effettuate da Prima Nota o di documenti (ordini, bolle, fatture, ecc.) registrati dal gestionale.
Il modulo sincronizza automaticamente ed in tempo reale le informazioni condivise tra gestionale e documenti archiviati.
Molteplici campi di ricerca relativi al singolo documento vengono inseriti automaticamente senza l’intervento dell’utente per facilitare ed accelerare il reperimento successivo dei documenti stessi.
I documenti prodotti dal gestionale vengono automaticamente convertiti in pdf ed inseriti nel documentale con i campi di ricerca.
E’ possibile definire quali categorie documenti occorre esportare (bolle, fatture da bolle, rapportini, ecc..) e quali non considerare.
Rubrica Condivisa e Collegamento al vostro Gestionale
Questo Modulo consente di condividere per tutta l’azienda le rubriche presenti nel gestionale Project ed interfacciarle con Microsoft ® Outlook.
E’ possibile creare Rubriche di contatti condivise per avere un unico insieme di rubriche aziendali, eliminando le singole rubriche personali tutte diverse e scarsamente aggiornate.
Il collegamento al gestionale Project consente di utilizzare come rubriche direttamente le anagrafiche di clienti, fornitori ed indirizzi vari presenti all’interno del gestionale stesso.
Le rubriche di Project sono sincronizzate direttamente con il documentale, trasferendo automaticamente tutte le modifiche riguardanti Clienti e Fornitori, senza alcuna digitazione.
Modulo inserimento Documenti mediante utilizzo di Barcode
Il modulo di inserimento documenti mediante utilizzo di barcode semplifica notevolmente la fase di archiviazione di documenti cartacei.
In fase di registrazione di un documento o di un movimento contabile viene automaticamente generata un’etichetta con barcode che deve essere attaccata alla prima pagina del documento.
Un software di riconoscimento automatico dei codici a barre è in grado di riconoscere automaticamente i documenti cartacei, comprendendo da quante pagine sono formati e a quale registrazione del gestionale sono abbinati riducendo il processo di archiviazione ad un’unica scansione di tutto il pacco dei documenti.
E’ possibile stampare le etichette anche per documenti precedentemente registrati nei gestionali, archiviando velocemente anche i documenti cartacei degli anni precedenti.
Il software di riconoscimento è in grado di riconoscere numerosi tipi di codici a barre (Code 39, Code 128, Codabar, Ean 13, ed altri) e mostra un’analisi dettagliata di tutte le operazioni effettuate, sia in fase di riconoscimento che in quella di inserimento nel
documentale.
Documenti@Mail
Il presente modulo invia per e-mail documenti generati con i Gestionali Project (Bolle, Fatture, Ordini, ecc.).
Il modulo consente di parametrizzare le tipologie di documenti già presenti nei gestionali, individuando quelle spedibili per e-mail.
E’ stata predisposta una stampa dei documenti che per la mancanza dell’indirizzo e-mail nelle anagrafiche, non è possibile inviare.
L’invio dei documenti avviene direttamente dal gestionale, senza l’utilizzo di software aggiuntivo e per ogni documento spedito viene generata ed archiviata una copia pdf dello stesso.
E’ possibile comporre un messaggio personalizzato da allegare alle mail inviate utilizzando l’editor allegato al modulo.
E’ possibile allegare file supplementari ad ogni singola mail, per incorporare promozioni, offerte o altre vostre comunicazioni.
Un apposito report consente di tenere traccia dei documenti inviati e di registrare eventuali problemi nella composizione del messaggio.
